Belakang Layar Coopfest 2

Leave a Comment
Kalau saya ditanya cerita dibalik acara Coopfest 2 kemarin, tentu akan banyak sekali dan mungkin bisa dibuatkan novel kalau diceritakan semuanya. But let me write few interesting story behind the euphoria of amazing event, Cooperative Festival 2. Tapi sebelumnya mungkin masih ada yang baru pertama kali mendengarnya. Apa itu Coopfest (baca:kupfest)? Baiklah, saya coba jelaskan dengan singkat: Coopfest adalah kegiatan yang bertujuan memperkenalkan koperasi kepada anak-anak muda dan masyarakat umum agar lebih aware dengan koperasi, yang dikemas dengan konsep entertainment. Lebih singkatnya: Edutaintment dengan misi menyebarkan semangat berkoperasi kepada anak muda dengan have fun!

How It Started

Ide awal kenapa ini dibuat tidak lain ingin melanjutkan kesuksesan acara Coopfest pertama. Persiapan acara yang sebenarnya bisa dibilang cukup singkat: kurang lebih 5 bulan. Mulai dari pemilihan tema, pematangan konsep, dan pembentukan panitia. Sewaktu penentuan divisi, saya memilih divisi media partner, dimana waktu itu saya berpikir akan sangat menyenangkan bisa mengenal dan bekerjasama dengan banyak media di Bandung, sekaligus berkesempatan mempraktekkan ilmu matakuliah Public Relation dan Communication yang baru saja selesai, ya itung-itung juga sekalian memperluas relasi  :p

Di divisi media partner ini, awalnya posisi saya masih sebagai staff biasa, tapi entah kenapa seiring berjalan waktu kemudian berubah menjadi koordinator. Untungnya menjadi koor medpart tidak begitu sulit karena hanya perlu ‘mengarahkan’ satu anggota saja. Haha. Walaupun pada kenyataannya tidak semudah dibayangkan, belum lagi target media yang diminta harus lebih banyak dari acara Coopfest sebelumnya.

Well, sebenarnya coopfest 2 ini punya tantangan cukup besar. Dari segi konsep, dituntut harus lebih matang dan ‘melebihi ekspektasi’ orang-orang yang pernah datang ke coopfest1. Belum lagi nama Coopfest yang sudah mulai dikenal banyak media di Bandung sebagai pionir festival musik sehari yang dibuat oleh mahasiwa dengan talent-talent hits nasional. Untungnya nama yang sudah dikenal ini bisa membawa sedikit kemudahan, terutama dalam hal approaching media partner dan sponsorship. Tidak sedikit media datang dengan sendirinya menawarkan untuk bekerjasama, jadi tidak perlu repot-repot kirim proposal.

Di awal masa penentuan konsep, saya masih ingat beberapa kali diskusinya sampai tengah malam bahkan sampai pagi dan menginap di markas besar KKB. Brainstorming yang cukup lama terutama saat penetuan line up talent. Belum lagi kalau sudah membahas konsep publikasi –bagaimana cara mempublikasikan artis yang baru saja confirm –pasti akan menyita waktu cukup lama karena mendiskusikan masukan satu persatu, mempertimbangkan baik dan buruknya. Tapi dari itu semua pada akhirnya kami belajar tentang bagaimana mendengar pendapat orang lain dan menerima keputusan bersama. 

Bisa dibilang dalam lima bulan itu tak ada satupun hari tanpa rasa khawatir, mulai dari jumlah panitia yang mulai ter-seleksi alam, tiket yang belum menunjukkan progress signifikan, belum lagi memikirkan hal-hal teknis lain, seperti produksi, sound system dan sebagainya.  Semua dijalani hanya dengan modal keyakinan dan sedikit nekat. Saya masih ingat kejadian saat saya secara tidak sengaja menelepon manajer Afgan yang sebelumnya sempat beberapa kali menolak kami, yang kemudian berubah pikiran dan akhirnya memutuskan ikutan di acara ini. Atau juga kejadian yang tidak disengaja saat Agnes Monica yang katanya punya jadwal tour luar negeri di bulan maret, menelepon kami dan mau bergabung di Coopfest 2 (walaupun pada akhirnya masih belum berjodoh dengan doi). Semua tentang pertolongan tangan-tangan yang tak terlihat. Sekali lagi ada pelajaran yang didapat : You don't know what will happen, until you try.

Setelah proses yang lumayan panjang, akhirnya 7 talent dalam line-up di umumkan: 
- The Sigit
- Danilla
- HiVi
- Afgan
- Raisa
- Naif
- Kahitna
Line-up fix

Dari line up ini sudah bisa dilihat bahwa pemilihan talent bukan dari apa yang disukai panitia, tapi apa yang sedang diminati pasar (anak2 muda).  Walaupun saya sebenarnya lebih prefer mengundang Danger Ranger atau Hoolahoop (:p), tapi tak ada yang lebih penting dari apa yang disukai pasar. It's all about market!, Lihatlah dari The Sigit dengan genre rock nya sampai Kahitna yang ber-genre pop, jazz yang digemari kalangan 90an. Ini semata-mata hanya untuk menghibur dan memberikan yang terbaik.  Harga tiket juga kami buat se-affordable mungkin terutama untuk kalangan mahasiswa. Banyak sekali promo yang dikeluarkan mulai dari paket pacaran, diskon mobile ticket, paket jomblo, dan lain sebagainya hanya untuk memberikan kesempatan bisa nonton acara ini. Lagipula coopfest juga sudah dikenal dengan talent bintang atas dengan harga kaki lima! haha mirip tagline d'cost saja. 
 ------

Semua proses dilewati dengan berbagai macam emosi. Walaupun jujur saja lebih banyak khawatirnya. Kalau pun kelihatan gembira atau bahagia, percayalah itu hanya mencoba berpura-pura untuk telihat bahagia. Haha. Setiap bangun di pagi hari yang terpikirkan pertama kali adalah sudah sampai mana penjualan tiket, sejauh mana persiapan sudah selesai. Lebih banyak khawatir dan deg-degan sebenarnya. Untungnya ngurusin media kadang bisa mengalihkan sementara rasa khawatir dengan datang ke radio-radio untuk mengisi jadwal talkshow. Sudah seperti artis yang baru ngeluarin album perdana, setiap hari sibuk keliling2 dari satu radio ke radio lain untuk talkshow.  Haha.

Time flies. Sampai kemudian beberapa hari menjelang hari H rasanya hanya bisa pasrah dan ikhlas saja, berharap semua lancar dan diberi pertolongan. Saya masih ingat saat doa bersama sebelum berangkat ke Sabuga, beberapa dari kami menangis bukan hanya karena bahagia karena mendapat support penuh dari Wakil Rektor dan pihak kampus, atau karena beban tanggung jawab membawa nama kampus, tapi mungkin saat itu emosi sudah berada di puncak nya dan tak bisa ditahan lagi. Ah mengharukan sekali.

The Day (March 5 2016)

Kami berangkat ke venue dua hari sebelum acara dan menginap disana. Menyiapkan segala sesuatunya, dan bahkan tim tiket masih menyebar di beberapa titik di Bandung untuk berjualan tiket di H-1 acara. Semua usaha dimaksimalkan. Saat itu kami dibantu oleh beberapa volunteer dari beberapa kampus untuk mengisi bagian-bagian seperti ticketing, body checking, logistik,  dan K3L. Bagian media partner juga mendapat bantuan 3 orang volunteer yang alhamdulillah memudahkan pekerjaan di hari H. Total ada sekitar 62 Media yang akan datang. Semuanya alhamdulillah dapat tertangani dengan baik meskipun masih terdapat kekurangan yang harus diperbaiki.

Hari itu 70% waktu saya berada di backstage untuk menangani media yang akan meliput di area stage dan yang akan melakukan interview dengan talent.  Berkoordinasi dengan LO untuk permintaan interview dan pihak keamanan untuk mengontrol media apa saja yang boleh berada di area stage. Beberapa kali ada saja media yang nakal masuk ke area backstage yang bukan haknya. Atau ada media yang saat interview secara sengaja meminta endorse talent untuk mempromosikan media nya yang terkadang mengganggu kenyamanan si talent. Maafkan saya afgan, kalau ada media yang nanya2 gosip dan minta yang aneh-aneh. But at least, saya punya catatan media yang sebaiknya tidak perlu diajak bekerjasama lagi di lain event.
Credit by EventBanget

Tidak terasa satu per satu talent sudah selesai perform, wawancara juga sudah, mengecek ruang media juga sudah, alhamdulillah tidak ada halangan berarti. Sampailah pada perform terakhir dari Kahitna, om-om kece ini tampil sekitar jam 11. Perasaan khawatir sempat datang apakah acara bisa berjalan dengan selamat. Teringat acara kampus serupa dimana talent terakhir tidak jadi main karena masalah waktu dan keamanan. Tapi alhamdulillah, Kahitna perform dengan aman, lancar dan sesuai durasi yang ditentukan. Alhamdulilah, sampai talent terakhir, acara berjalan dengan lancar. Penonton puas, media terlayani, tenant booth senang karena dagangannya laku, dan pihak humas kampus ikut gembira karena coopfest sukses membantu mempromosikan kampus seribu tangga ini! :))
Credit by Eventbanget
Di jam-jam terakhir di penghujung acara, sebenarnya saya masih belum percaya apa yang sudah kami lakukan. Masih belum percaya Coopfest 2 terlaksana dengan lancar! 
"Whether you think you can or you can't, you're right"

What we've done

"Selamat ya, sukses terus.."

Kata-kata dari rektor yang mengapresiasi sesaat sebelum pulang dari acara. Apa yang sudah kami lakukan dengan segala kekurangan kami, semoga membawa manfaat untuk lembaga, atau bahkan lebih luas lagi untuk gerakan koperasi di Indonesia. Setidaknya kami belajar banyak dari apa yang sudah kami jalankan, strategi-strategi yang sudah dilakukan harus dievaluasi biar semakin sempurna. Kesalahan-kesalahan yang dibuat semoga bisa menjadi pelajaran. Pelajaran yang akan sangat berharga pastinya. Semoga apa yang kita lakukan tidak menjadi sia-sia.

Terimakasih untuk semua pihak yang secara langsung dan tidak langsung membantu kami sejauh ini. Sampai jumpa di acara selanjutnya!

Let's begin our bright future...  
Next PostPosting Lebih Baru Previous PostPosting Lama Beranda

0 komentar:

Posting Komentar

Diberdayakan oleh Blogger.